Compras, también llamado Sourcing to Agreement (S2A), es la gestión asociada a la búsqueda y pre-calificación de proveedores, negociación de compra de productos y/o servicios y adjudicación con el correspondiente contrato. 

Todos estos procesos bajo el marco de estrategia de la categoría correspondiente, que debe ser realizado por el especialista de compras que lleva el proceso.

Procura, Procurement to Pay (P2P), es el proceso asociado a la creación de la Orden de Compra y/o inicio de provisión de productos o servicios relacionadas a un contrato establecido con un proveedor. Es una tarea operativa, la cual comienza con una entrada o “handover” de la gestión de compras, acompañada con una solicitud específica del dueño del requerimiento (Business Owner), quien requiere que el proveedor provea los productos o servicios en el corto plazo. El proceso incluye el seguimiento de la compra hasta su cierre (pago a proveedor), sin embargo, los controles operativos, tales como: recepción de mercancía, aprobación del servicio, etc, son realizados por el business owner o quien la organización designe.

Las organizaciones han ido evolucionando y por ende entendiendo que compras es mucho más estratégico y necesario. Por esto, han establecido más responsabilidades sobre la marcha y sobrecargado a los integrantes del departamento compra. 

En algunos casos esta adición no tiene un control de proceso o división de responsabilidades, conllevando a que compras realice actividades como “recibir mercancía en la bodega” o “llamar al proveedor para preguntar cuando llegan los empleados del servicio de mantenimiento”, siendo en varios casos responsabilidades del usuario o “business owner”.

En otras ocasiones, la adición de responsabilidades termina mezclando roles de compra con roles de procura, proveedores estratégicos con proveedores tácticos o “básicos” y al llevar todos estos procesos de forma unificada, crea procesos innecesarios en algunos casos o incompletos en otros.

Sourcingpro hace un análisis de lo que tiene la empresa y provee opciones para que la empresa pueda tener las mejores prácticas de multinacionales, “state of the art”, adaptado a las condiciones y tamaño del cliente, enfoca los recursos y la documentación normativa adecuada para el departamento.

Igualmente, Sourcingpro está dispuesto a apoyar con negociaciones estratégicas, en búsqueda de reducir costos y apoyar la gestión del departamento.

La información es la base de la toma de decisiones en Compras, por esto se hace crucial tener buenos sistemas administrativos y de inteligencia de negocio (BI) que respalden la estrategia.

En Sourcingpro analizamos sus sistemas y proveemos opciones de mejora, pudiendo estas incluir mejoras al ERP o sistema administrativo, softwares de inteligencia artifical tales como predictivos de inventario, análisis de gastos y proveedores, plataformas de eSourcing y plataformas de verificación de cumplimiento, entre otros.

Nuestra asesoría incluye análisis, recomendaciones y el apoyo durante implementación (Control de Calidad y/o Project Management).

Negociaciones Estratégicas es uno de los servicios principales ofrecidos por Sourcingpro, la misma busca renegociar compra de productos y/o servicios de los proveedores principales de las empresas cliente, con el objetivo de reducir costos y mejorar los términos y condiciones, estableciendo contratos de mediano y largo plazo con los proveedores. Todo esto asegurando el cliente reciba la calidad esperada de los bienes o servicios siendo adquiridos.

Existen varias variables que permiten el éxito de nuestros servicios, entre algunas a considerar están la consolidación de volúmenes, el off-shore a proveedores regionales o globales, la mejora o cambios de alcances que permitan mayor eficiencia y la gestión de TCO que permita no solo ver el costo de compra sino los costos adicionales relacionados con logística, mantenimiento e incluso desecho al final del ciclo de vida.

Nuestros servicios no se enmarcan en análisis, diagnóstico y recomendaciones, nosotros proponemos la inclusión nuestra en las operaciones, de forma de lograr resultados en el corto plazo.

En algunos casos es inmediato, cuando realizamos negociaciones y se observa el ahorro obtenido de la misma, si antes pagaba 10 dólares por cada pieza y ahora paga 8, el ahorro es claro y nuestros honorarios salen de dicho ahorro.

En otros casos es un ahorro derivado, por ejemplo, extensión de los términos de pago, mejorando el capital de trabajo y por ende la rentabilidad, estableciendo contratos con SLAs los cuales permiten mejor relación con proveedores clave, generando eficiencia en los procesos de procura y reduciendo el riesgo.

Finalmente, hay mejoras a mediano plazo, ayudando a la evolución del departamento de compras y su relación con otros departamentos, generando eficiencias operativas que no solo agilicen los procesos y tiempos internos, sino que además, permitan a los negociadores enfocarse mejor en las negociaciones estratégicas, que le darán el ahorro que necesita la empresa.

En todos los casos, el objetivo es optimizar la gestión de compras de la empresa y generar ahorros que impacten directamente su rentabilidad.

Porque el área de compras garantiza las mejores condiciones (precio, plazo, calidad, riesgo legal) y asegura que la empresa no se exponga a incumplimientos, fraudes o sobrecostos. También evita duplicidades de compras y mejora el control presupuestario.

Si el producto o servicio ya se ha comprado, el proceso será mucho más eficiente y rápido, si no se tienen proveedores, el Departamento de Compras velará porque los candidatos invitados cumplan con los requerimientos mínimos legales (por ejemplo: anti-corrupción y anti-lavado), se tenga el debido proceso de compras y asegure la mejor transparencia del proceso ante posibles riesgos de incumplimiento, en otras palabras, existe para proteger a la persona que necesita el bien o servicio.

Sourcingpro le ayudará a establecer las interfaces más eficientes y los procesos que permitan la mejor velocidad de respuesta ante los requerimientos de usuarios, igualmente, es importante racionalizar que mientras más temprano esté involucrado el departamento de compras, más eficiente será el proceso, tanto en costos como en velocidad.

Como reflexión, siempre piense que en el momento en que algo sale mal y pregunten “¿Quién autorizó esta compra?”, siempre será mejor tener un equipo de trabajo (dueño del negocio y departamento de compras) que mancomunadamente hicieron la evaluación de opciones y bajo las regulaciones formales de la empresa; ¡en vez de decir “yo” y quedar sólo como único responsable!